Henkilötietolaki (523/1999) 10
Rekisteripitäjä
NäköStudio Oy
Kauppakatu 10-12
18100 Heinola
Y-tunnus 3130675-8
info@nakostudio.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sanni Lahtinen
sanni.lahtinen@nakostudio.fi
Rekisterin nimi
NäköStudio Oy:n asiakas-ja markkinointirekisteri, jonka ylläpito tapahtuu Promeda-nimisessä atk-ohjelmistossa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Perusteena rekisterin pitämiselle ovat lain vaatimukset sekä asiakas-ja potilassuhde. Rekisterinpitäjä käyttää rekisteriä optikko-ja silmälääkärivastaanoton asiakkaiden henkilö-ja yhteystietojen käsittelyyn, silmien tutkimuksen ja hoidon suunnitteluun, toteutukseen sekä seurantaan (esim. näöntutkimus), sekä tilastointiin. Asiakaspalautteen keräämiseen, asiakkaan informointiin ja muistuttamiseen rekisteripitäjän palveluista, markkinointiin ja suoramarkkinointiin palveluiden ja tuotteiden kohdentamiseen.
Rekisterin avulla tapahtuu myös asiakkaiden tilausten ja ostotapahtumien käsittely, ajanvaraus sekä taloushallintoon liittyvät toiminnot.
Perusteena olevat lainkohdat ovat mm.
Arkistolaki 1994/831
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
Henkilötietolaki 1999/523
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 1994/559
Laki yksityisestä terveydenhuollosta 1990/152
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja: nimi, henkilötunnus tai tätä vastaava yksilöitävä tunniste (esim. henkilöt, joilla ei ole Suomen viranomaisen myöntävää Hetua), sukupuoli, kansalaisuus, osoitetiedot, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, tietoa ammatista, työnantaja, asiakkaan antamat lisätiedot sekä tiedot asiakkaan antamista suostumuksista.
Rekisteriin kuuluvissa silmälääkäri-, optikko-, silmälasi-, piilolasi-ja esitieto-osioissa on tietoa mm. asiakkaalle määrätyistä ja myydyistä silmälaseista, piilolaseista, lääkkeistä, hoitosuunnitelmasta sekä tutkimuksista ja hoidoista, tallennettuja todistuksia ja muita lomakkeita sekä merkintöjen tekijöiden nimi, asema ja merkintöjen laadinnan ajankohta. Järjestelmään tallentuu myös tuotteiden ja palveluiden veloitukseen ja alennuksiin liittyvää talousaineistoa, ajanvaraushistoria, asiakkaan tekemät reklamaatiot sekä suoramarkkinointikiellot- ja suostumukset.
Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaiset tietolähteet ovat asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa ilmoittamat tiedot. Yhteystietoja saatetaan päivittää ajan tasalle myös eri tietopalvelujen kautta. Rekisteriin kuuluvissa silmälasi-, piilolasi-, optikko-, esitieto-ja silmälääkäriosioissa ovat asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa antaman materiaalin tutkimisen, asiakkaan haastattelun sekä erilaisten tutkimusten yhteydessä muodostuneet tiedot. Asiakkaan suostumuksella tai lakiin perustuen voidaan hankkia lisätietoa myös muualta, kolmansilta osapuolilta soveltuvan lain sallimissa rajoissa.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakkaan tietoja luovutetaan henkilölle itselleen, ellei siihen ole lainsäädännöllistä estettä. Ulkopuoliselle taholle tietojen luovutus tapahtuu asiakkaan henkilökohtaisesti antamalla kirjallisella luvalla. Viranomaisille on luovutettava tietoja tietyissä laissa erikseen mainituissa tilanteissa. Kelan ylläpitämään Kanta-järjestelmään tietoja voidaan luovuttaa laissa ja asetuksissa määrätyn mukaisesti. Asiakkaan antamien suostumusten ja/tai kieltojen mukaisesti tietoja voidaan käyttää markkinointiin ja hoitosuhteeseen liittyvään informointiin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle asiakkaan suostumuksella ja mikäli se on rekisterinpitäjän palvelujen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. NäköStudio Oy huolehtii tällöin tietojen siirron lainmukaisuudesta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Potilasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tiedot tallennetaan ja säilytetään sähköisissä tietokannoissa, jotka ovat suojattu palomuurein, salasanoin sekä muin teknisin keinoin. Asiakastietoja käyttävät vain NäköStudion Oy:n henkilökunta sekä NäköStudio Oy:n lukuun sopimussuhteessa olevat tahot ja ammatinharjoittajat. Käsittelyoikeuden laajuus määritellään työtehtävien mukaan. NäköStudio Oy:n henkilökunnalla ja yrityksen lukuun toimivilla on vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ-ja sopimussuhteen päättymisen jälkeenkin. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan asiakasrekistereistä- ja tiedoista annettuja säädöksiä.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä osoitteeseen: NäköStudio Oy, Kauppakatu 10-12 18100 Heinola. Rekisterinpitäjä ilmoittaa samalla rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja luovutetaan.
Kielto-oikeus
Rekisteröity voi antaa NäköStudio Oy:lle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia sekä peruuttaa antamansa suostumuksen ilmoittamalla tästä kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle.